Outlook : Procédure pour nettoyer votre boîte courriel // Outlook : Procedure to clean your email box

Outlook: Procédure pour nettoyer votre boîte courriel

«Ne pas effacer les courriels importants pour la survie de l’entreprise»

Actions simples pour réduire la taille de votre boîte courriel :

Dans Outlook 2013, supprimez les courriels qui se trouvent dans les «éléments envoyés». Ne gardez que la dernière année. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur «éléments envoyés».
  1. Normalement le trie est par dates, alors il suffit de descendre d’un an dans vos courriels et cliquer sur le courriel.
  1. Appuyez sur la touche «shift», restez appuyé et descendez jusqu’au dernier courriel, puis cliquez sur ce dernier.
  1. Appuyez sur la touche «supprimer».

Supprimez les courriels qui sont gigantesques (plus de 5 Mo). Si nécessaire, copiez les courriels dans les dossiers sur le réseau.

Supprimez les courriels qui sont énormes (plus de 1 Mo et moins de 5 Mo). Copiez les courriels si nécessaires dans les dossiers sur le réseau.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur «dossiers de recherche» et sélectionnez «dossier de recherche».

Nettoyage courriels outlook 2013

  1. Dans la nouvelle fenêtre sélectionnez «courrier volumineux» et appuyez sur «OK».

Nettoyage courriels outlook 2013 2

  1. Ensuite, supprimez tous les courriels trop grands.

Nettoyage courriels outlook 2013 3

 

Supprimez les courriels datant de plus de 12 mois.

Effacez les courriels inutiles (Exemple : les copies conformes qui ne vous étaient pas adressées).

Supprimez, dans la mesure du possible, le plus grand nombre de courriels ayant des pièces jointes.

Éliminez les courriels qui sont dans les «éléments supprimés».

  1. Cliquez avec le bouton de droite sur «éléments supprimés» et sur «vider le dossier».

Nettoyage courriels outlook 2013 4

Pour éviter d’augmenter la taille de votre boîte de courriels :

  • Tout d’abord, évitez d’envoyer des pièces jointes. Si vous devez le faire, envoyez des documents compressés tels que PDF, ZIP, RAR.
  • Puis, n’envoyez de documents attachés aux personnes de l’entreprise. Il est mieux de mentionner à la personne à quel endroit se trouve le fichier sur le serveur.
  • Enfin, utilisez les lecteurs réseau le plus possible.

Procédure disponible ici pour Outlook 2013.

Si vous avez des questions, contactez-nous au
418-522-2266 // 514-357-2531 // 1-844-540-7497 ou par courriel à support @ adsumtech.com

Outlook: procedure to clean your email box

Do not erase important emails for the firm survival

Simple steps to reduce the size of your email box:

With Outlook 2013, delete all emails placed in «Sent items». But keep the most recent year. To do so:

  • Click on «Sent items».
  • Usually, all your emails are sorted by dates, so go down until you find the last email of the past year and click on it.
  • Press «Shift», hold down the button and drop down to the last e-mail. Click on it.
  • Click right and click «Delete».

Delete all gigantic emails more than 5Mo. If necessary, copy those e-mails in the network files.

Delete all huge emails more than 1Mo and less than 5Mo. If necessary, copy those emails in the network files.

  • Click right on «Search folders» and select «Search folders…».
  • Select «Large mail» and press «Ok».
  • Then, delete all huge emails. 

Remove all emails older than 12 months. 

Delete unnecessary emails (example: emails that were not directly addressed to you).

Delete, if you can, the largest number of emails having attachments.

Remove emails that are in «Deleted items».

  • Click right on «Deleted items» and «Clean up folder».

Avoid increasing the size of you email box:

  • Avoid sending attachments. If you have to do it, send zipped files such as PDF, ZIP, RAR.
  • Do not send attached files to people of your company. Just tell them where to find the file on the server.
  • Use as many network drives as possible.

If you have any question, contact us at
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